Proveniensprinsippet
Alle offentlige arkiv i Norge er ordnet etter det som heter proveniensprinsippet. Kjernen i dette prinsippet er at hvert arkiv skal behandles som en avsluttet enhet. På denne måten sikrer man blant annet en mest mulig objektiv videreføring av innholdet i arkivene. Her vektlegger man også den plass dokumentet har i et arkiv ved danningen. Dokumentets plass i saksbehandlingen kan være viktig for å forstå innholdet i dokumentet, samtidig som hvert enkelt dokument og dets plassering er viktig for at arkivet så godt som mulig skal fungere som dokumentasjon på arkivskapers virksomhet.
Det arkivmaterialet Østfold fylkeskommune har ansvar for, er det materialet som er skapt av alle fylkeskommunens virksomheter til en hver tid. Det vil si dokument mottatt eller produsert som ledd i saksbehandlingen eller annen dokumentasjon.
Arkivmaterialet skal være inndelt i to hoveddeler – dagligarkiv (aktivt arkiv) og bortsettingsarkiv. Prinsippet for oppstilling skal være den samme for dagligarkiv og bortsettingsarkiv og skal etter Arkivforskriften § 2-5 være oppstilt etter en arkivnøkkel.