Bakgrunn og formål

I samsvar med §2-2 i forskrift om offentlige arkiv er Akershus fylkeskommune pålagt å ha en arkivplan.

Arkivplanen skal være et redskap for å sikre at arkivforvaltningen blir ivaretatt etter gjeldende lover og regler, og samtidig gi oversikt over hvordan arkivet er bygget opp, hva fylkeskommunen har av arkivmateriale og hvor det er plassert. Planen skal også brukes til å kvalitetssikre den daglige arkivdanningen.

Alle arkivarer og saksbehandlere i fylkeskommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Akershus fylkeskommune har følgende mål for arkivplanen:

1. Arkivplanen skal oppfylle regelverkets minstekrav.
2. Den skal i tillegg fungere som redskap for å kunne oppfylle informasjonsplikten etter arkivloven § 8.
3. Den skal gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar organets egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Den skal blant annet gi oversikt over:
   • hvordan arkivet er bygd opp
   • hva arkivet inneholder
   • hvor arkivmaterialet er fysisk og elektronisk plassert
4. Den skal utformes slik at den kan benyttes som planleggings- og styringsredskap for organets arkivarbeid, både i det daglige arbeid og i et mer langsiktig perspektiv.

Oppdatering av arkivplanen

Arkivplanen oppdateres to ganger årlig, per 1. januar og 1. juli, eller ved lovendringer, omorganiseringer e.l. Ved oppdatering opprettes en ny versjon av arkivplanen, og denne arkiveres elektronisk i ePhorte i følgende saksmappe:

• 2014/11625 Arkivplan eksportert fra arkivplan.no ved endringer

Regelverkets minstekrav

Oversikt over regelverkets minstekrav til arkivplan. Oppdatert per 22.4.2014.

Arkivforskriften §2-2

• Et offentlig organ skal ha en alltid ajourført samleplan, en arkivplan
• Arkivplanen skal vise hva arkivet omfatter
• Arkivplanen skal vise hvordan arkivet er organisert
• Arkivplanen skal vise hva slags instrukser m.v. som gjelder for arkivarbeidet
• Arkivplanen skal vise hva slags regler m.v. som gjelder for arkivarbeidet
• Arkivplanen skal vise hva slags planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet

Arkivforskriften § 2-6

• Arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemer som blir benyttet til journalføring
• Arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemer som blir benyttet til evt. andre former for registrering av saksdokumenter
• Elektroniske systemer skal være fullgodt dokumenterte i arkivplanen

Arkivforskriften § 2-14

• Systemer som inneholder elektroniske register skal være godt nok dokumenterte i arkivplanen til at materialet kan benyttes også etter overføring til arkivdepot.
• Systemer som inneholder databaser skal være godt nok dokumenterte i arkivplanen til at materialet kan benyttes også etter overføring til arkivdepot

Arkivforskriften § 3-12

• Ledelsen for organet kan bestemme at enkelte deler av sakarkivet (f. eks. personalmapper) skal holdes utenfor periodiseringen eller følge særskilte prinsipper for periodisering. Slike unntak skal spesifiseres i arkivplanen.

Arkivforskriften § 3-20

• Bevaringspåbud: Arkivplaner skal alltid bevares.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950, andre del. Fagspesifikke bestemmelser om materiale som skal langtidsbevares § 4-8, punkt 6 b) Arkiv

• arkivdanning og rutiner, herunder arkivplaner, konfigurasjonsdokumenter
• klassifikasjonssystemer, bevarings- og kassasjonsvedtak og -planer, bevarings- og kassasjonslister.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IX, C. Krav til organisering og rutiner, §3-1, blandet arkivering av elektroniske dokumenter og papirdokumenter:

• I systemer som følger Noark-standarden, kan det registreres en blanding av elektroniske dokumenter og dokumenter i papirform under forutsetning av
  • at alle journalførte dokumenter innenfor én og samme sak lagres enten elektronisk eller på papir, med visse unntak for vedlegg, jf. Noark
  • og at elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel.

• Dersom det forekommer en blanding av elektroniske dokumenter og papirdokumenter innenfor samme sak, må hele saken arkiveres og avleveres samlet på papir. Sakens elektroniske dokumenter regnes da som arbeidskopier. Dersom man praktiserer saksdeling slik det er definert i Noark-standarden, kan man likevel arkivere saksdeler elektronisk selv om saken for øvrig er på papir. Forutsetningen er at slike saksdeler arkiveres i egne arkivdeler som bare har elektronisk materiale.

• I systemer som ikke følger Noark-standarden, skal man bygge på tilsvarende prinsipper. Hovedregelen er at dokumenter som inngår i én og samme sak, eller i en annen type gruppering av dokumenter, jf. § 2-2, skal lagres enten elektronisk eller på papir. Dette gjelder så langt det lar seg gjøre innenfor hensiktsmessige løsninger. Papirbaserte og elektroniske saksdokumenter skal inngå i hver sine klart definerte deler av arkivet (arkivdeler).

• All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være godt dokumentert i arkivplanen.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IX, C, §3-2, oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet

Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. For bruk av Noark-baserte systemer skal instruksen blant annet spesifisere følgende:

• hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, jf. § 3-1

• hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes

• dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres

• retningslinjer for å verifisere at skanning av innkomne dokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før det foretas kassasjon av den originale papirversjonen

• retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk

• en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.

• For systemer som ikke følger Noark-standarden, skal instruksen oppfylle de samme kravene så langt de er relevante.

Arkivplanen skal inneholde oversikt over arkivstrukturen, herunder eventuell inndeling i arkivdeler.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IX, C, § 3-3 interne ansvarsforhold og rutiner:

Før systemet tas i bruk, skal det være etablert et apparat og retningslinjer for å administrere og ajourholde brukerrettigheter til systemet. Det skal utarbeides instruks som beskriver følgende ansvarsforhold og rutiner så langt disse er relevante for bruk av systemet:ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

• hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

• ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

• ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

• operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

• ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

• dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken

• rutiner som definerer opplegg og ansvar for:
  • fordeling av dokumenter
  • retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
  • avskrivning av ferdigstilte dokumenter
  • vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
  • registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IX, C, §3-4, kopibok:

 

• For arkivdeler hvor alle egenproduserte dokumenter er lagret elektronisk, kan man sløyfe papirbasert kopibok. For andre arkivdeler skal det føres komplett papirbasert kopibok, jf. arkivforskriften § 3-9. Dersom kopiboken i henhold til første ledd sløyfes for en eller flere arkivdeler, skal dette dokumenteres i arkivplanen.

 

FOR 2001-07-01 nr 744: Forskrift om informasjonssikkerhet, §4-25:

Rutiner ved saksbehandling og arkivtjeneste: Sikkerhetsgraderte dokumenter skal bare utstedes eller kopieres i det antall som det tjenstlige behov tilsier. Det skal fremkomme av virksomhetens arkivplan hvor mange kopieksemplarer av journalpliktige dokumenter virksomheten arkivlegger.

FOR 2001-07-01 nr 744: Forskrift om informasjonssikkerhet, §4-30:

 

• Dokument gradert konfidensielt eller høyere skal ikke kopieres uten at det enten registreres i journalen dokumentet er innført i, eget kopiregister eller på arkiveksemplaret. I virksomhetens arkivplan eller sikkerhetsinstruks skal det fremkomme hvilken registreringsmetode som benyttes.