Offentlige organ skal normalt ha et klassifikasjonssystem, en arkivnøkkel som omfatter alle de saksområdene som virksomhetene til en hver tid saksbehandler, jf. Arkivforskriften § 2-3. I arkivnøkkelen bør det skilles mellom egenforvaltning og fagsaker. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal arkivet periodiseres.